Reposición de proveedores en PrestaShop: umbrales, órdenes de compra y recepción

Una rotura de stock suele descubrirse demasiado tarde: el producto ya se ha vendido, se está preparando el paquete y nadie vio que se había superado el umbral. La reposición de proveedores consiste en decidir qué pedir, preparar la orden de compra, enviarla al proveedor y registrar la entrega actualizando el stock. En PrestaShop, este trabajo todavía se hace a menudo en una hoja de cálculo y en la bandeja de correo.

Reposición de proveedores reúne ese ciclo en el panel de administración: calcula la cantidad a pedir a partir de sus umbrales, del stock disponible y del stock ya pedido, prepara la orden de compra, la envía al proveedor en PDF y actualiza el stock al recibir, incluso en entregas parciales. Trabaja sobre el stock simple de PrestaShop, sin almacén que configurar ni cuenta de terceros que abrir.

El módulo calcula y prepara; una persona decide. Nunca realiza, envía ni recibe un pedido por sí solo.

Puntos fuertes:

• La cantidad sugerida: stock objetivo menos stock disponible y stock entrante, nunca por debajo del stock de seguridad, redondeada al mínimo de pedido y al lote del proveedor
• La orden de compra: borrador, envío, reimpresión, duplicado y seguimiento de estados
• El envío al proveedor: PDF y correo en su idioma, o exportación CSV
• La recepción: total o parcial, línea por línea, con diferencia, motivo y movimiento de stock
• El seguimiento: pedidos abiertos y con retraso, devoluciones, coste de compra, informes y derechos por empleado

Descubrir el módulo y sus planes

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Presentación

La reposición depende de tres informaciones: lo que queda en stock, lo que ya está pedido y el nivel a partir del cual hay que volver a pedir. Cuando esas informaciones viven en tres sitios distintos, vuelven dos errores. Se pide demasiado tarde, porque nadie vio el umbral. O se pide dos veces, porque el pedido enviado el día anterior no se ve al hacer balance.

El módulo reúne esa información en un único panel, por producto y por combinación. No sustituye su forma de negociar con los proveedores: prepara los documentos, calcula las cantidades y actualiza el stock. Usted conserva la decisión, la validación y el envío.

Está pensado para tiendas que almacenan y reponen, sobre todo las que todavía piden por correo o por hoja de cálculo y no usan el Advanced Stock Management de PrestaShop. Los productos gestionados por los almacenes del Advanced Stock Management siguen visibles, pero el módulo no puede recibirlos: su stock se gestiona en otro sitio.

El módulo es solo para el panel de administración. No añade ninguna página ni ningún script a la tienda: Classic, Hummingbird y los temas personalizados no necesitan adaptación.

Funciones

Seguir los umbrales y calcular la cantidad a pedir

Cada producto sin combinaciones, y cada combinación de un producto, es una unidad de stock que se sigue por separado. Para cada unidad se define un punto de pedido, un stock objetivo opcional y un stock de seguridad opcional, o se desactiva la reposición. Un producto sin umbral no se sigue.

El panel de Reposición muestra, para cada unidad seguida:

• el stock disponible;
• el stock entrante de los pedidos abiertos, borradores incluidos;
• el punto de pedido, el stock objetivo y el stock de seguridad;
• la cantidad sugerida, que puede modificar antes de crear el borrador;
• el proveedor propuesto y su coste unitario;
• un estado: pedir (agotado, por debajo del stock de seguridad o por debajo del punto de pedido), cubierto por lo pendiente de recibir, suficiente o reposición desactivada.

La cantidad sugerida parte del stock objetivo (o del punto de pedido si no hay objetivo), resta el stock disponible y el stock entrante, nunca baja del stock de seguridad y se redondea al mínimo de pedido y al lote del proveedor. Los borradores cuentan como stock entrante: un producto que ya está en un borrador no se propone una segunda vez.

Los indicadores y filtros muestran qué pedir, qué está agotado, por debajo del stock de seguridad, cubierto por lo pendiente de recibir, en un pedido abierto o con retraso. Una alerta diaria por correo repite los productos a pedir, con los borradores creados el mismo día. Ningún pedido se lanza automáticamente.

Preparar una orden de compra

Desde las sugerencias, seleccione las líneas que quiere pedir. El módulo las agrupa por proveedor y las añade al borrador abierto de ese proveedor, o crea un borrador nuevo. También puede crear una orden manualmente y añadir los productos uno por uno.

Cada línea lleva la cantidad, el coste unitario sin impuestos, el descuento y el tipo de IVA. Los totales sin y con impuestos se recalculan en el servidor, con los gastos de envío y su IVA. La referencia es automática, por ejemplo PO-2026-00042, y el tipo de cambio se fija al enviar.

El módulo avisa, sin bloquear nunca:

• de un total inferior al mínimo de pedido del proveedor;
• del importe que falta para alcanzar el envío gratuito;
• de una cantidad inferior al mínimo de pedido o que no es múltiplo del lote;
• de un producto inactivo.

Un producto o una combinación puede tener varios proveedores, cada uno con su referencia, coste, cantidad mínima, lote y plazo. El proveedor preferido se propone por defecto. Los proveedores del módulo son los de su catálogo PrestaShop: un proveedor creado aquí también es un proveedor nativo de la tienda.

Enviar al proveedor, en su idioma

La orden de compra se descarga en PDF en cualquier momento. Incluye sus datos, los del proveedor y su referencia, las fechas, la moneda y el tipo fijo, las líneas con cantidades, costes, descuentos e IVA, los totales y su mensaje. El PDF se genera en el idioma del proveedor.

El correo sale de la tienda con el PDF adjunto y, si lo desea, el CSV. El asunto y el mensaje están prerrellenados en el idioma del proveedor y se pueden modificar. Puede recibir una copia. Si el envío falla, el estado no cambia y se muestra el error.

También puede exportar la orden en CSV o marcarla como enviada si la transmite por teléfono u otro canal. Una orden enviada se puede reimprimir, reenviar o duplicar para la siguiente reposición; sus líneas ya no se modifican, solo la fecha de entrega prevista y las notas internas siguen editables.

Recibir, total o parcialmente

En la entrega, abra la orden e introduzca las cantidades recibidas línea por línea. Cada línea muestra la cantidad pedida, ya recibida, ya cerrada, pendiente y la recibida ahora. Un botón rellena el resto y otro vacía la entrada.

El módulo acepta una recepción parcial, una entrega excesiva y una diferencia. Cuando la cantidad recibida difiere de lo pendiente y la línea sigue abierta, se pide un motivo: entrega corta, dañada, artículo equivocado, exceso u otro. También puede marcar «No se espera nada más» para cerrar lo pendiente de una línea, o cerrar todas las cantidades restantes de la orden.

Al guardar, el stock disponible se actualiza de inmediato con un movimiento de stock «Recepción de pedido a proveedor». Cada recepción se registra una sola vez: un formulario reenviado o actualizado no se aplica dos veces. El estado de la orden pasa a «Recibida parcialmente», «Recibida» o «Cerrada» según lo que quede.

Devoluciones a proveedor y coste de compra

Una devolución se registra desde una orden recibida parcialmente, recibida o cerrada. Para cada línea, el módulo muestra la cantidad recibida, ya devuelta y aún devolvible. Introduzca la cantidad a devolver y el motivo: dañado, artículo equivocado, exceso, calidad u otro. Por defecto, la cantidad se retira del stock disponible con un movimiento «Devolución al proveedor»; puede desmarcar la opción si la mercancía ya se sacó de otra forma. El albarán de devolución en PDF está disponible en el historial.

Al recibir, el coste de compra del producto puede actualizarse según el ajuste elegido: último coste, coste medio ponderado o sin cambios. El coste aplicado es el coste unitario de la orden, con el descuento aplicado y convertido a la moneda de la tienda. Cada actualización deja una línea de historial con el coste anterior y el nuevo, la cantidad recibida, el stock previo y el empleado. Las devoluciones no cambian el coste.

Seguir los pedidos abiertos y los retrasos

La lista de órdenes de compra se filtra por estado: todas, borradores, abiertas (enviadas y recibidas parcialmente), con retraso, recibidas parcialmente, recibidas, cerradas, anuladas. Muestra la referencia, el proveedor, la tienda, el estado, la fecha de envío, la fecha de entrega prevista con los días de retraso, el número de líneas, las cantidades pedidas, recibidas y pendientes, y el total sin impuestos.

La vista Líneas pendientes reúne todas las líneas que aún tienen pendiente, con el producto, la orden, el proveedor, la tienda, las cantidades y la fecha de entrega prevista. Se exporta en CSV y sirve de lista de reclamación. La insignia del menú Órdenes de compra indica el número de órdenes con retraso.

Informes

Los informes se consultan por periodo, con atajos para el mes actual, el mes pasado, los tres últimos meses, el año actual y los doce últimos meses. Cada informe se exporta en CSV con todas sus líneas.

• Compras por proveedor: número de órdenes enviadas, valor pedido sin impuestos, valor recibido, valor devuelto y valor aún pendiente, con una línea de total.
• Compras por producto: cantidades pedidas, recibidas y devueltas, valor recibido, coste unitario medio recibido y número de proveedores.
• Valor del stock a coste de compra: cantidad disponible, coste de compra y valor por producto, con los productos sin coste señalados y un total.
• Plazo de recepción: por proveedor, número de órdenes, plazo medio hasta la primera recepción, plazo medio hasta la recepción completa, plazo anunciado y proporción de primeras recepciones con retraso.

Derechos, registro de acciones y multitienda

Se pueden conceder cuatro derechos a cada empleado: ver, crear, enviar y recibir. Los superadministradores tienen todos los derechos. Los botones que un empleado no puede usar se ocultan y cada acción se comprueba en el servidor. El registro de acciones conserva la fecha, el empleado, el objeto, la acción y el detalle de los cambios; se filtra y se exporta en CSV.

En multitienda, los umbrales, el stock, las órdenes, las recepciones, las devoluciones y los costes pertenecen a una tienda. La recepción actualiza el stock de la tienda de la orden. Los proveedores pueden compartirse entre tiendas o ser propios de algunas, y los ajustes de alerta, generación automática y PDF se guardan por tienda.

Importación y exportación CSV

La importación y la exportación cubren tres conjuntos: umbrales, vínculos producto-proveedor y proveedores. Un archivo se analiza primero línea por línea, con el número de creaciones, actualizaciones, líneas sin cambios y errores; nada se guarda antes de que aplique el resultado. Las columnas pueden estar en cualquier orden, el separador se detecta y se acepta UTF-8 con o sin BOM.

La exportación de umbrales da una línea por unidad de stock, con el punto de pedido, el stock objetivo, el stock de seguridad y el estado de reposición. También sirve de plantilla para equipar un catálogo existente. El botón Importar desde el catálogo reutiliza los proveedores ya asociados a los productos en PrestaShop, sin modificar nunca los datos nativos.

Instalación

1. Descargue el archivo del módulo desde su cuenta de cliente.
2. En el panel de administración, abra Módulos > Gestor de módulos y haga clic en Subir un módulo.
3. Seleccione el archivo ZIP; PrestaShop instala el módulo, sus tablas y su entrada de menú.
4. Haga clic en Configurar y active su licencia.
5. Abra el módulo desde la página de configuración o desde el menú Módulos > Reposición de proveedores (en PrestaShop 9, WePresta > Reposición de proveedores).

La instalación también crea los dos motivos de movimiento de stock que usa el módulo: «Recepción de pedido a proveedor» y «Devolución al proveedor». Ninguna página de la tienda se modifica.

Primera configuración

1. Proveedores: revise los proveedores que ya están en su catálogo y complete, para cada uno, el correo de pedido, el idioma, la moneda, el plazo de entrega, el mínimo de pedido, el umbral de envío gratuito y las condiciones de pago. Los proveedores existentes aparecen de inmediato, con una insignia «Sin completar» mientras falten sus datos de pedido.
2. Vínculos producto-proveedor: en la ficha de producto del módulo, añada para cada producto o combinación el proveedor, su referencia, el coste unitario sin impuestos, la cantidad mínima, el lote y el plazo, y elija el proveedor preferido. El botón de importación desde el catálogo reutiliza los proveedores ya asociados a los productos en PrestaShop.
3. Umbrales: introduzca el punto de pedido, el stock objetivo y el stock de seguridad en la ficha del producto, en la lista Productos o mediante importación CSV. Deje los tres campos vacíos para no seguir un producto.
4. Ajustes: active la alerta diaria y elija sus destinatarios y su hora, active si lo desea la generación automática de borradores y elija el modo de actualización del coste, el prefijo de referencia, el tipo de IVA por defecto, la dirección de entrega y el pie del PDF.
5. Tarea programada: copie la dirección con su token o el comando que se muestra en los ajustes y haga que su proveedor de alojamiento la llame cada hora. La tarea envía la alerta, crea los borradores automáticos y limpia archivos y registros antiguos. La última ejecución se muestra en los ajustes.
6. Prueba: use Enviar la alerta ahora para comprobar que el correo llega y luego cree una orden de compra de prueba y descargue su PDF.

Uso diario

Por la mañana. Abra el panel y el correo de alerta. Los productos a pedir están ordenados por urgencia. Compruebe la cantidad sugerida, elija el proveedor cuando haya varios y cree los borradores de las líneas seleccionadas.

Antes de enviar. Abra cada borrador y revise las cantidades, los costes, el descuento, el IVA y la fecha de entrega prevista. Los avisos de mínimo de pedido y de envío gratuito ayudan a ajustar sin bloquear.

El envío. Descargue el PDF para comprobarlo y envíe la orden por correo desde el módulo. El estado pasa a «Enviada» y el tipo de cambio se fija. Si el proveedor confirma por teléfono, marque la orden como enviada con una nota.

La entrega. Abra la orden e introduzca las cantidades recibidas. En una entrega parcial, indique el motivo y deje la línea abierta para el pendiente. El stock se actualiza de inmediato. Si el proveedor no va a entregar el resto, cierre lo pendiente.

La reclamación. La vista Líneas pendientes enumera todo lo que sigue pendiente, con la fecha prevista y el retraso. Expórtela en CSV para su seguimiento o úsela para reclamar a los proveedores.

La devolución. Desde una orden recibida, introduzca las cantidades devueltas y su motivo. El stock se ajusta y el albarán de devolución en PDF queda disponible.

El mes. Abra los informes para comparar las compras por proveedor, el valor del stock a coste y los plazos de recepción. Exporte los datos para su análisis.

Casos de uso

Moda y calzado. Un modelo existe en varias tallas y colores. Cada combinación tiene su umbral y su stock objetivo. El panel muestra las tallas a reponer por separado, con el lote del proveedor, sin pedir una talla que ya está en un borrador.

Alimentación o productos frescos. Los umbrales son bajos y las entregas frecuentes. La recepción parcial con motivo registra una entrega incompleta sin perder el pendiente, y el coste medio ponderado sigue las variaciones del precio de compra.

Jardín o productos de temporada. Las cantidades varían mucho según la temporada. Los umbrales y los stocks objetivo se modifican por producto o por importación CSV, y los informes comparan las compras de un periodo con las del anterior.

Negocio con varias tiendas. Cada tienda tiene sus umbrales, su stock y sus órdenes. Un proveedor común puede servir a varias tiendas, y la recepción actualiza el stock de la tienda correspondiente.

Agencia o gestor de varias tiendas. Los derechos por empleado permiten dejar la consulta a unos, la creación de órdenes a otros y la recepción al equipo logístico, con un registro de acciones para saber quién hizo qué.

Requisitos y límites

• PrestaShop 1.7.8, 8.0+ y 9.0+; PHP 7.4 o superior.
• Solo panel de administración: ninguna dependencia del tema, Classic y Hummingbird funcionan sin adaptación.
• Interfaz en francés, inglés, español, italiano y polaco; PDF y correos en el idioma del proveedor.
• Stock simple de PrestaShop. Los productos gestionados por los almacenes del Advanced Stock Management no se pueden recibir con el módulo; los packs y los productos virtuales se reponen a través de sus productos.
• Sin conexión EDI o API con proveedores, sin factura de proveedor ni contabilidad, sin previsión de la demanda, sin dropshipping, sin portal de proveedores, sin escaneo de códigos de barras y sin SMS.
• Sin licencia activa, las páginas siguen siendo consultables, los PDF y las exportaciones CSV se pueden descargar y las entregas de órdenes ya enviadas se pueden recibir. Los demás cambios esperan a la renovación.
• Al desinstalar, los datos se conservan salvo que marque la opción que los borra.

Preguntas frecuentes

¿Cómo calcula el módulo la cantidad a pedir?

Parte del stock objetivo, o del punto de pedido si no hay stock objetivo. Resta el stock disponible y el stock entrante de los pedidos abiertos, borradores incluidos, para no pedir dos veces. El resultado nunca baja del stock de seguridad y se redondea al mínimo de pedido y al lote del proveedor. Un producto solo se propone si está en su punto de pedido o por debajo y queda algo por pedir.

¿El módulo pide automáticamente al proveedor?

No. Puede preparar borradores de órdenes de compra, proveedor por proveedor, y enviar una alerta diaria. Pero ninguna orden se envía y ningún pedido se realiza sin su validación. La generación automática crea borradores que usted revisa antes del envío.

¿Hay que usar el Advanced Stock Management o crear almacenes?

No. El módulo trabaja sobre el stock simple de PrestaShop, sin almacenes que configurar. Los productos cuyo stock gestionan los almacenes del Advanced Stock Management siguen visibles, pero el módulo no puede recibirlos. Los packs y los productos virtuales se reponen a través de sus productos.

¿Puedo gestionar varios proveedores para un mismo producto o combinación?

Sí. Cada producto y cada combinación puede tener varios vínculos con proveedores, cada uno con su referencia, coste, cantidad mínima, lote y plazo. Un proveedor preferido se propone por defecto en el panel y en la generación automática.

¿Qué ocurre si la entrega es incompleta o distinta del pedido?

Introduzca la cantidad realmente recibida línea por línea. Una diferencia o un exceso exige un motivo. El stock se actualiza con la cantidad recibida y el pendiente sigue controlado. Puede cerrar una línea o toda la orden si el proveedor no entregará el resto.

¿Se actualiza el coste de compra al recibir?

Sí, según el ajuste elegido: último coste, coste medio ponderado o sin cambios. El coste aplicado es el coste unitario de la orden, con el descuento y convertido a la moneda de la tienda. Cada actualización se conserva en el historial del producto.

¿Cómo se envía la orden de compra al proveedor?

La orden se descarga en PDF y se envía por correo desde la tienda con el PDF adjunto. El asunto y el mensaje están en el idioma del proveedor. También puede exportarla en CSV o marcarla como enviada si la transmite de otra forma.

¿El módulo funciona en multitienda?

Sí. Los umbrales, el stock, las órdenes, las recepciones y las devoluciones pertenecen a una tienda, y la recepción actualiza el stock de la tienda de la orden. Los proveedores pueden ser compartidos o propios de algunas tiendas.

¿Qué derechos puedo dar a mis empleados?

Cuatro derechos separados: ver, crear, enviar y recibir. Los superadministradores tienen todos los derechos. Los botones no autorizados se ocultan y cada acción se comprueba en el servidor. El registro de acciones conserva el autor y la fecha de cada cambio.

¿Qué ocurre sin licencia activa o tras desinstalar?

Sin licencia activa, las páginas siguen siendo consultables, los PDF y las exportaciones CSV se pueden descargar y las entregas de órdenes ya enviadas se pueden recibir. Los demás cambios esperan a la renovación. Al desinstalar, los datos se conservan salvo que marque la opción que los borra.

Soporte

Para cualquier ayuda, contacte con nosotros desde su cuenta de cliente o por correo a mail@wepresta.shop, según la opción de soporte de su plan.

Antes de escribirnos, prepare:

• la versión de PrestaShop y de PHP;
• la versión del módulo;
• la referencia de la orden de compra o el nombre del producto afectado;
• una captura de la pantalla y el mensaje exacto.

Registro de cambios

Versión 1.0.0

• Calcule la cantidad a pedir a partir de los umbrales, el stock disponible y el stock entrante, con el stock de seguridad, el mínimo de pedido y el lote del proveedor.
• Vea los productos a pedir, agotados, por debajo del stock de seguridad, cubiertos por lo pendiente de recibir o con retraso.
• Reciba una alerta diaria por correo y una lista filtrable de productos por debajo de su umbral.
• Cree borradores de órdenes de compra desde las sugerencias, proveedor por proveedor, o manualmente.
• Envíe la orden al proveedor en PDF por correo, en su idioma, o expórtela en CSV.
• Reciba total o parcialmente, línea por línea, con diferencia, motivo y cierre del pendiente.
• Actualice el stock y el coste de compra al recibir, al último coste o al coste medio ponderado.
• Registre devoluciones a proveedor con movimiento de stock y albarán de devolución en PDF.
• Siga las órdenes abiertas, con retraso y recibidas parcialmente, con sus líneas pendientes.
• Consulte las compras por proveedor y por producto, el valor del stock a coste y el plazo de recepción.
• Importe y exporte umbrales, vínculos producto-proveedor y proveedores en CSV.
• Dé a cada empleado un derecho de consulta, creación, envío o recepción, con registro de acciones.
• Trabaje tienda por tienda en multitienda, con proveedores compartidos o propios de una tienda.
• Use el módulo en PrestaShop 1.7.8, 8.0+ y 9.0+ con PHP 7.4 mínimo.

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