Pago aplazado B2B en PrestaShop: límite de crédito, riesgo vivo y recordatorios

Conceder 30, 45 o 60 días a un cliente profesional es una decisión comercial. Hacer su seguimiento cada día es otro trabajo: saber cuánto debe cada cliente, detectar una factura vencida, encontrar el pago parcial que llegó la semana pasada y reclamar a todos sin olvidar a ninguno. Cuando esa información vive en una hoja de cálculo, envejece deprisa y el riesgo de cada cliente se vuelve invisible.

Pago aplazado B2B traslada ese trabajo al panel de PrestaShop. Aplica condiciones de pago por cliente, por grupo o por defecto, comprueba el riesgo vivo antes de cada pedido, registra los pagos sobre las facturas nativas, envía recordatorios de las facturas vencidas y ofrece a cada cliente una página «Mis facturas» con su extracto en PDF.

El módulo sigue y cobra lo que PrestaShop ya conoce: pedidos, facturas, pagos y facturas rectificativas. No lleva una contabilidad paralela, no cobra en línea y no sustituye ni a su asesor contable ni a su asesor jurídico.

Puntos fuertes:

• Condiciones por cliente: al recibir la factura, neto 15/30/45/60/90, fin de mes o días fin de mes, con el origen de cada valor
• Un límite de crédito comprobado antes de cada pedido, sin bloquear nunca el pago al contado
• Pagos parciales imputados a las facturas, con el saldo recalculado por factura y por pedido
• Recordatorios automáticos antes y después del vencimiento, con escalado y suspensión opcional
• Una visión completa: panel, antigüedad de saldos, extracto PDF y portal del cliente

Descubrir el módulo y sus ofertas

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Presentación

El pago aplazado se reduce a tres preguntas. ¿Quién puede pagar a plazo y hasta qué importe? ¿Cuánto debe hoy este cliente? ¿Y qué hay que reclamar, cuándo, sin molestar a un cliente que ya ha pagado?

En PrestaShop los pedidos y las facturas existen, pero nada los relaciona con unas condiciones de pago, un límite de crédito y un calendario de recordatorios. Los comerciantes reconstruyen el riesgo a mano, a menudo a fin de mes, y descubren los impagos demasiado tarde.

El módulo cubre esa carencia sin salir de PrestaShop. Añade un método de pago «Pago aplazado» reservado a los clientes permitidos, calcula el vencimiento de cada pedido, comprueba el riesgo vivo antes de conceder uno nuevo y después sigue los pagos y los recordatorios hasta el saldo cero. Los importes proceden siempre de las tablas nativas: una factura emitida, un pago introducido o una factura rectificativa creada en otro lugar de PrestaShop se tienen en cuenta.

Está pensado para pequeñas y medianas empresas, mayoristas y distribuidores que facturan a clientes profesionales, incluidas las tiendas mixtas B2B/B2C. Resulta útil en cuanto circulan varios pedidos aplazados al mes y la hoja de cálculo ya no sigue el riesgo vivo.

Riesgo vivo, importes vencidos y próximos vencimientos en una sola pantalla

Funcionalidades

Condiciones de pago por cliente, por grupo y por defecto

Cada cliente puede tener sus propias condiciones: al recibir la factura, neto 15, neto 30, neto 45, neto 60, neto 90, fin de mes o un número de días fin de mes. En su defecto, el módulo aplica las condiciones del grupo por defecto del cliente y después las de la tienda. Cada pantalla muestra el valor efectivo y su origen —«Propio», «Grupo Mayoristas» o «Por defecto»— para que ninguna condición se aplique por sorpresa.

Las condiciones y el descuento por pronto pago se guardan en el pedido al crearlo: cambiar después las condiciones de un cliente no modifica los vencimientos existentes. El vencimiento se calcula desde la fecha del pedido o desde la fecha de la factura si elige esa base; en ese caso queda provisional hasta que se crea la factura.

El vencimiento aparece en la confirmación del pedido, en la página del pedido, en el PDF de la factura y en la cuenta del cliente. Un empleado autorizado puede cambiarlo con una nota; el calendario de recordatorios vuelve a empezar desde la nueva fecha.

Las condiciones, el límite y el crédito disponible de cada cliente

Un límite de crédito comprobado antes de cada pedido

El límite se expresa en la divisa por defecto de la tienda. El riesgo vivo de un cliente combina las facturas pendientes de pago, los pedidos aplazados aún no facturados y los pedidos pendientes de aprobación. Cada importe se convierte al tipo de cambio guardado en su pedido, y los pagos de más no reducen el riesgo vivo.

Al finalizar la compra, el módulo compara el riesgo vivo más el total del carrito con el límite. Hay dos comportamientos posibles según su ajuste:

• el método «Pago aplazado» se oculta, con un mensaje que usted redacta y que explica el crédito disponible;
• el pedido se convierte en una solicitud de aprobación, con el motivo «Por encima del límite de crédito».

En ambos casos el cliente puede seguir con otro método de pago: el módulo nunca oculta ni modifica los demás métodos. Un cliente suspendido deja de ver el pago aplazado; un mensaje le invita a pagar con otro método.

Aprobar un primer pedido o un pedido por encima del límite

Para un primer pedido aplazado o un pedido por encima del límite, puede exigir una aprobación. El pedido queda en espera en el estado «Pendiente de aprobación (pago aplazado)», sin factura, y su equipo recibe un correo electrónico. Se avisa al cliente de que el pedido se confirmará tras una decisión.

Un empleado autorizado aprueba o rechaza con una nota. La aprobación pasa el pedido a «Pendiente de pago aplazado»; el rechazo lo lleva al estado que haya elegido, «Anulado» por defecto, que devuelve los productos al stock. Cada decisión se conserva con el riesgo vivo y el límite del momento, el empleado y la nota. La aprobación también puede elevar el límite del cliente en el mismo paso.

Registrar pagos totales o parciales

La página «Comprobar y registrar el pago» lista las facturas abiertas del cliente con su vencimiento, los días de retraso y el importe pendiente. Introduzca la fecha, el importe, el método y una referencia, y elija la imputación:

• al vencimiento más antiguo, factura tras factura;
• manualmente, importe a importe en las facturas que seleccione.

Una vista previa muestra el reparto antes de confirmar. El módulo escribe después en los pagos nativos de PrestaShop, factura por factura, y recalcula el importe pendiente por factura y por pedido. Los pagos introducidos desde la página del pedido, por otro módulo o por un ERP cuentan igual para el riesgo vivo.

Un cobro puede anularse mientras no tenga ninguna factura rectificativa asociada; al anularlo se eliminan los pagos nativos que creó y se restablece el total pagado. No cambia el estado del pedido, y la confirmación lo indica.

Descuento por pronto pago y factura rectificativa nativa

Puede conceder un descuento por pronto pago, por ejemplo un 2 % si la factura se paga en 10 días. El porcentaje y el plazo se definen por cliente o por defecto. El importe con descuento y la fecha límite aparecen en el PDF de la factura, en la cuenta del cliente y en el formulario de pago mientras no haya pasado la fecha.

Cuando se registra un pago dentro del plazo y deja exactamente el descuento en el pedido, el módulo propone crear la factura rectificativa nativa correspondiente. La factura rectificativa se reparte entre las líneas del pedido, sin devolver ninguna cantidad y sin mover el stock; su número y su PDF son los de PrestaShop.

Atención: la página del pedido de PrestaShop sigue mostrando la factura como pendiente de pago, porque PrestaShop nunca descuenta las facturas rectificativas de una factura. El importe pendiente que calcula el módulo sí tiene en cuenta la factura rectificativa.

Recordatorios antes y después del vencimiento

El calendario de recordatorios se compone de niveles situados antes o después del vencimiento. Por defecto: 3 días antes y después 1, 7, 15 y 30 días, con escalado en el último nivel. Puede cambiar los niveles, añadirlos o quitarlos, y redactar un texto por nivel y por idioma, con variables como el cliente, el pedido, las facturas, el vencimiento, el importe pendiente y el enlace a la cuenta del cliente.

El módulo envía solo el último nivel que ha llegado a su fecha; los niveles anteriores se marcan como omitidos, para que no salgan tres recordatorios a la vez. Los recordatorios se detienen en cuanto la factura se paga, se anula, se rechaza o se marca en litigio. Los pedidos sin factura nunca reciben recordatorios: se listan aparte como vencidos pero no facturados.

Un escalado avisa a las direcciones que haya elegido y, si lo activa, suspende el pago aplazado del cliente hasta que pague. La suspensión se levanta automáticamente cuando al cliente no le queda ninguna factura vencida escalada, o manualmente por un empleado. También puede enviar un recordatorio a mano, enviar un correo de prueba y consultar el registro de envíos, con el motivo de un fallo.

Antigüedad de saldos, panel y extracto de cuenta

El panel reúne el riesgo vivo total, los importes vencidos, los próximos vencimientos, las solicitudes pendientes, los litigios y los principales deudores. Los importes se muestran en la divisa de la tienda, con cada pedido convertido a su tipo de cambio guardado.

La antigüedad de saldos agrupa los cobros pendientes por días transcurridos desde el vencimiento: no vencido, 0-30, 31-60, 61-90 y más de 90 días. Se puede filtrar por tienda, grupo de clientes y búsqueda, exportar en CSV y muestra una línea de total por divisa.

El extracto en PDF se genera para un cliente, una tienda, una divisa y un periodo. Muestra el saldo inicial, las facturas, las facturas rectificativas y los pagos con un saldo progresivo, el saldo final, los elementos aún abiertos y los pedidos aplazados todavía no facturados. Se descarga desde la ficha del cliente y desde la cuenta del cliente.

Cobros pendientes por antigüedad, con el total de cada divisa

«Mis facturas» en el lado del cliente

Los clientes autorizados a pagar aplazado disponen de una página «Mis facturas» en su cuenta. Muestra el número, la fecha, el vencimiento, el importe, el saldo pendiente y el estado de cada factura: por vencer, vence hoy, vencida con el número de días, pagada o anulada. El PDF de la factura y sus datos de pago están disponibles desde la página.

La página también lista los pedidos aplazados aún no facturados, un bloque «Su cuenta» con las condiciones, el límite, el riesgo vivo y el crédito disponible, y un formulario para descargar un extracto en PDF de un periodo. Cada cliente solo ve sus propias facturas, en la tienda actual; un pedido de otro cliente no muestra nada.

El cliente consulta su cuenta y descarga su extracto sin llamar al departamento de cobros

Importación CSV, permisos y multitienda

La importación y la exportación CSV cubren las condiciones de clientes y grupos: primero se analiza el archivo línea a línea, con altas, modificaciones, líneas sin cambios y errores, y solo se aplica cuando usted confirma. La exportación también sirve de plantilla para equipar una cartera de clientes existente.

Se pueden conceder cinco permisos a cada empleado: ver, configurar, aprobar, cobrar y recordar. Los superadministradores tienen todos los permisos; los botones que un empleado no puede usar se ocultan y cada acción se comprueba en el servidor. El registro de acciones conserva el autor, el objeto, la acción y los detalles de cada cambio.

En multitienda, las condiciones y los límites pueden compartirse entre tiendas o definirse por tienda. El riesgo vivo, los recordatorios y los extractos se calculan siempre por tienda, y el portal se abre en la tienda correcta.

Instalación

1. Descargue el archivo del módulo desde su cuenta de cliente.
2. En el panel, abra Módulos > Gestor de módulos y haga clic en Subir un módulo.
3. Seleccione el archivo ZIP; PrestaShop instala el módulo, sus tablas y su entrada de menú.
4. Haga clic en Configurar y active su licencia.
5. Abra el módulo desde la página de configuración o desde el menú Módulos > Pago aplazado B2B (WePresta > Pago aplazado B2B en PrestaShop 9).

La instalación crea los dos estados de pedido del módulo, «Pendiente de pago aplazado» y «Pendiente de aprobación (pago aplazado)». Los pedidos, facturas, pagos y facturas rectificativas nativos no se modifican.

Primera configuración

1. Grupos permitidos: marque los grupos de clientes que pueden pagar aplazado. Sin ningún grupo permitido, ningún cliente ve la opción.
2. Condiciones por defecto: elija el modo y el número de días, por ejemplo neto 30, y la fecha base, fecha del pedido o fecha de la factura.
3. Límite por defecto: déjelo vacío para no poner límite o introduzca un importe en la divisa de la tienda.
4. Por encima del límite: elija entre ocultar el método con un mensaje u ofrecer una solicitud de aprobación.
5. Facturación: indique si la factura se crea en cuanto se realiza el pedido aplazado o si la crea usted.
6. Recordatorios: revise el calendario, la hora de envío, el remitente y las direcciones de escalado, y envíe un correo de prueba.
7. Tarea programada: copie la URL con el token o la línea de comandos en su programador y compruebe que la última ejecución aparece en los ajustes.

Uso diario

Por la mañana, el panel muestra lo que está vencido y lo que está por vencer. La página de cobros pendientes filtra por cliente, vencimiento, facturación y origen, con pestañas para Pendiente, Vencido, Por vencer, Pendiente de aprobación, En litigio, Pagados y Anulados.

Cuando llega una transferencia, abra Comprobar y registrar el pago, elija el cliente y deje que el módulo proponga la imputación al vencimiento más antiguo. La vista previa muestra lo que se liquidará; al confirmar se escriben los pagos nativos.

Cuando un pedido supera el límite, la página de aprobaciones muestra la solicitud con el riesgo vivo, el límite y el crédito disponible tras la aprobación. Puede aprobar, rechazar con una nota o elevar el límite en el mismo paso.

La página de recordatorios muestra los envíos del día, los fallos y el registro. Una factura en litigio se marca como tal desde el cobro pendiente o desde el panel del pedido: los recordatorios se detienen hasta que termine el litigio.

Casos de uso

Un mayorista que factura a 30 días. Los clientes profesionales compran a cuenta, las condiciones se definen una vez por grupo y el límite se comprueba en cada pedido. Los pagos parciales se imputan a las facturas más antiguas y los recordatorios siguen su curso sin intervención.

Una tienda mixta B2B/B2C. El pago aplazado solo se ofrece a los grupos permitidos. Un particular nunca ve la opción, y un cliente profesional por encima del límite siempre puede pedir pagando con tarjeta.

Un distribuidor que concede descuento por pronto pago. El 2 % en 10 días se muestra en la factura y en el portal. Cuando la transferencia llega a tiempo, la factura rectificativa nativa se crea con un clic y el importe pendiente queda al día de inmediato.

Un primer pedido fuera de lo habitual. El pedido queda en espera, el equipo recibe la solicitud, un responsable la aprueba con una nota y el cliente recibe la confirmación con su vencimiento.

Requisitos y límites

• PrestaShop 1.7.8, 8.0+ o 9.0+; PHP 7.4 o posterior.
• La facturación de PrestaShop debe estar activada para los recordatorios y los PDF de las facturas; de lo contrario, el módulo se lo indica en su configuración. Un pedido sin factura sigue visible pero no recibe recordatorios.
• Los recordatorios automáticos necesitan una tarea programada: la URL con token o la línea de comandos que proporciona el módulo. Sin ejecución, no sale ningún correo automático.
• El módulo lee las tablas nativas y no lleva ninguna contabilidad. No cobra en línea, no carga ninguna tarjeta, no hace adeudos SEPA, no lleva contabilidad general, no concilia bancos ni prepara declaraciones de IVA.
• No evalúa la solvencia de un cliente ni realiza recobro judicial. Los intereses de demora son informativos, se calculan prorrateados por los días al tipo que usted introduzca, están desactivados por defecto y nunca se añaden al pedido.
• La página del pedido de PrestaShop sigue mostrando una factura como pendiente de pago después de una factura rectificativa, porque el núcleo no las descuenta. El importe pendiente del módulo sí lo hace.
• Sin licencia activa, el pago aplazado, los pagos, las facturas rectificativas, los paneles, la cuenta del cliente y los extractos siguen funcionando; los recordatorios, los cambios de ajustes, las condiciones y las importaciones esperan a la renovación.
• Interfaz, correos y PDF en francés, inglés, español, italiano y polaco; los temas Classic y Hummingbird funcionan sin cambios.

Preguntas frecuentes

¿El módulo cobra los pagos en línea?

No. Registra los pagos que recibe por transferencia, cheque, efectivo u otro método, en los pagos nativos de PrestaShop. Los pagos con tarjeta y los adeudos SEPA siguen siendo tarea de sus módulos de pago.

¿El «Pago aplazado» sustituye a los demás métodos de pago?

No. Es un método adicional, ofrecido a los clientes permitidos. Los demás métodos no se ocultan ni se modifican, y un cliente por encima del límite o suspendido siempre puede pagar al contado.

¿De dónde salen los importes del riesgo vivo?

De los pedidos, facturas, pagos y facturas rectificativas nativos de PrestaShop. El módulo recalcula el importe pendiente a partir de esas tablas, incluidos los pagos introducidos desde la página del pedido, por otro módulo o por un ERP.

¿Qué ocurre cuando un cliente supera el límite?

Según el ajuste, el «Pago aplazado» se oculta con un mensaje que usted redacta, o el pedido se convierte en una solicitud de aprobación. En ambos casos el cliente puede pagar de otra forma, y usted puede conceder una excepción elevando su límite.

¿Cómo funciona el descuento por pronto pago?

Introduce un porcentaje y un plazo. El importe con descuento y la fecha límite aparecen en la factura y en el portal. Si el pago llega dentro del plazo y deja exactamente el descuento, el módulo propone crear la factura rectificativa nativa correspondiente, sin devolver ninguna cantidad.

¿Los recordatorios se envían de verdad automáticamente?

Sí, si la tarea programada se ejecuta y la licencia está activa. El calendario por defecto envía 3 días antes y después 1, 7, 15 y 30 días después del vencimiento. Puede cambiar los niveles y los textos, enviar un recordatorio a mano y consultar el registro.

¿Pueden mis clientes ver sus facturas y su extracto?

Sí, desde la página «Mis facturas» de su cuenta: vencimiento, importe, saldo pendiente, estado, PDF de la factura, datos de pago y un extracto en PDF de un periodo. Cada cliente solo ve sus propias facturas, en la tienda actual.

¿El módulo funciona en multitienda?

Sí. Las condiciones y los límites pueden compartirse o definirse por tienda, el riesgo vivo se calcula por tienda y el portal se abre en la tienda correcta.

¿Qué pasa sin licencia o después de desinstalar?

Sin licencia activa el módulo no se desactiva: el pago aplazado, los pagos, las facturas rectificativas, la cuenta del cliente y los extractos siguen disponibles; los recordatorios y los cambios de ajustes esperan a la renovación. Al desinstalar, los datos del módulo se conservan salvo que marque su eliminación, y los pedidos, facturas, pagos y facturas rectificativas nativos nunca se tocan.

¿El módulo sustituye a mi contabilidad o a mi asesor jurídico?

No. Sigue los vencimientos y los pagos y le ayuda a reclamarlos. No lleva contabilidad, no concilia bancos ni prepara declaraciones de IVA y no da asesoramiento jurídico. Consulte con su asesor el texto y el tipo de interés que se aplican a su empresa.

Soporte

Para obtener ayuda, contacte con nosotros desde su cuenta de cliente WePresta o por correo electrónico en mail@wepresta.shop, según la opción de soporte de su oferta.

Changelog

Versión 1.0.0

• Conceda condiciones de pago por cliente, por grupo o por defecto: al recibir la factura, neto 15/30/45/60/90, fin de mes o días fin de mes.
• Compruebe el límite de crédito y el riesgo vivo antes de cada pedido, con un mensaje o una solicitud de aprobación cuando se supera el límite.
• Retenga un primer pedido aplazado o un pedido por encima del límite y apruébelo o recházelo con una nota.
• Registre pagos totales o parciales sobre una o varias facturas, al vencimiento más antiguo o manualmente.
• Siga el importe pendiente por factura y por pedido a partir de los pagos nativos, y anule un cobro mientras no tenga factura rectificativa.
• Conceda un descuento por pronto pago y cree la factura rectificativa nativa correspondiente con un clic.
• Envíe recordatorios automáticos antes y después del vencimiento, con textos por nivel y por idioma, escalado y suspensión opcional.
• Detenga los recordatorios al pagar, anular, rechazar o marcar en litigio, y envíe un recordatorio manual o un correo de prueba.
• Consulte la antigüedad de saldos 0-30, 31-60, 61-90 y más de 90 días, con exportación CSV.
• Descargue un extracto de cuenta en PDF por cliente, tienda, divisa y periodo.
• Ofrezca a cada cliente una página «Mis facturas» con vencimiento, importe pendiente, estado, PDF y extracto.
• Importe y exporte en CSV las condiciones y los límites de clientes y grupos, tras una simulación.
• Asigne cinco permisos por empleado y siga las acciones en el registro.
• Trabaje en multitienda con condiciones compartidas o por tienda.
• Utilice el módulo en PrestaShop 1.7.8, 8.0+ y 9.0+ con PHP 7.4 como mínimo.

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