Réassort fournisseurs sur PrestaShop : seuils, bons de commande et réception

Une rupture se découvre souvent trop tard : le produit est vendu, le colis se prépare, et personne n’a vu que le seuil était franchi. Le réassort fournisseur consiste à décider quoi commander, à préparer le bon de commande, à l’envoyer au fournisseur et à enregistrer la livraison en mettant le stock à jour. Dans PrestaShop, ce travail se fait encore souvent dans un tableur et dans la boîte e-mail.

Réassort fournisseurs réunit ce cycle dans le back-office : il calcule la quantité à commander à partir de vos seuils, du stock disponible et du stock déjà en commande, prépare le bon de commande, l’envoie au fournisseur en PDF et met le stock à jour à la réception, y compris partielle. Il travaille sur le stock simple de PrestaShop, sans entrepôt à configurer ni compte tiers à ouvrir.

Le module calcule et prépare ; une personne décide. Il ne passe, n’envoie et ne réceptionne jamais une commande tout seul.

Points forts :

• La quantité suggérée : stock cible moins stock disponible et stock entrant, jamais sous le stock de sécurité, arrondie au minimum de commande et au lot du fournisseur
• Le bon de commande : brouillon, envoi, réédition, duplication et suivi des statuts
• L’envoi au fournisseur : PDF et e-mail dans sa langue, ou export CSV
• La réception : totale ou partielle, ligne par ligne, avec écart, motif et mouvement de stock
• Le suivi : bons ouverts et en retard, retours, coût d’achat, rapports et droits par employé

Découvrir le module et ses formules

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Présentation

Le réassort se joue sur trois informations : ce qu’il reste en stock, ce qui est déjà commandé et le niveau à partir duquel il faut recommander. Quand ces informations vivent à trois endroits différents, deux erreurs reviennent. On commande trop tard, parce que le seuil n’a été vu par personne. Ou on commande deux fois, parce que le bon envoyé la veille n’est pas visible au moment de refaire le point.

Le module rassemble ces informations dans un tableau de bord unique, par produit et par déclinaison. Il ne remplace pas votre façon de négocier avec vos fournisseurs : il prépare les documents, calcule les quantités et met à jour le stock. Vous gardez la décision, la validation et l’envoi.

Il s’adresse aux boutiques qui stockent et réapprovisionnent, en particulier celles qui commandent encore par e-mail ou par tableur et qui n’utilisent pas l’Advanced Stock Management de PrestaShop. Les produits gérés par les entrepôts de l’Advanced Stock Management restent visibles, mais ne peuvent pas être réceptionnés par le module : leur stock est piloté ailleurs.

Le module est uniquement dans le back-office. Il n’ajoute aucune page ni aucun script à la boutique : Classic, Hummingbird et les thèmes personnalisés ne demandent aucune adaptation.

Fonctionnalités

Suivre les seuils et calculer la quantité à commander

Chaque produit sans déclinaison, et chaque déclinaison d’un produit, est une unité de stock suivie séparément. Pour chaque unité, vous définissez un point de commande, un stock cible facultatif et un stock de sécurité facultatif, ou vous désactivez le réassort. Un produit sans seuil n’est pas suivi.

Le tableau de bord Réassort affiche, pour chaque unité suivie :

• le stock disponible ;
• le stock entrant des bons en cours, brouillons compris ;
• le point de commande, le stock cible et le stock de sécurité ;
• la quantité suggérée, que vous pouvez modifier avant de créer le brouillon ;
• le fournisseur proposé et son coût unitaire ;
• un état : à commander (en rupture, sous le stock de sécurité ou sous le point de commande), couvert par les arrivages, suffisant ou réassort désactivé.

La quantité suggérée part du stock cible (ou du point de commande s’il n’y a pas de cible), retire le stock disponible et le stock entrant, ne descend jamais sous le stock de sécurité et s’arrondit au minimum de commande et au lot de conditionnement du fournisseur. Les brouillons comptent dans le stock entrant : un produit déjà en brouillon n’est pas proposé une deuxième fois.

Des tuiles et des filtres permettent de voir ce qui est à commander, en rupture, sous le stock de sécurité, couvert par les arrivages, en bon de commande ouvert ou en retard. Une alerte quotidienne par e-mail reprend les produits à commander, avec les brouillons créés le même jour. Aucun réassort n’est déclenché automatiquement.

Tous les bons de commande et leur statut en un coup d’œil

Préparer un bon de commande

Depuis les suggestions, vous sélectionnez les lignes à commander. Le module les regroupe par fournisseur et les ajoute au brouillon déjà ouvert de ce fournisseur, ou crée un nouveau brouillon. Vous pouvez aussi créer un bon manuellement, puis ajouter les produits un par un.

Chaque ligne porte la quantité, le coût unitaire HT, la remise et le taux de TVA. Les totaux HT et TTC sont recalculés par le serveur, avec les frais de port et leur TVA. La référence est automatique, par exemple PO-2026-00042, et le taux de change est figé au moment de l’envoi.

Le module signale, sans jamais bloquer :

• un total inférieur au minimum de commande du fournisseur ;
• le montant restant pour atteindre le franco de port ;
• une quantité inférieure au minimum de commande ou qui n’est pas un multiple du lot ;
• un produit inactif.

Un produit ou une déclinaison peut avoir plusieurs fournisseurs, avec une référence fournisseur, un coût, une quantité minimale, un lot et un délai propres. Le fournisseur préféré est proposé par défaut. Les fournisseurs du module sont ceux de votre catalogue PrestaShop : un fournisseur créé ici est aussi un fournisseur natif de la boutique.

Envoyer au fournisseur, dans sa langue

Le bon de commande se télécharge en PDF à tout moment. Il reprend vos coordonnées, celles du fournisseur, sa référence, les dates, la devise et le taux figé, les lignes avec les quantités, les coûts, les remises et la TVA, les totaux et votre message. Le PDF est généré dans la langue du fournisseur.

L’envoi par e-mail part de la boutique, avec le PDF en pièce jointe et, si vous le souhaitez, le CSV. L’objet et le message sont préremplis dans la langue du fournisseur ; vous pouvez les modifier. Une copie peut vous être envoyée. Si l’envoi échoue, le statut ne change pas et l’erreur est affichée.

Vous pouvez aussi exporter le bon en CSV, ou le marquer comme envoyé si vous le transmettez par téléphone ou par un autre canal. Un bon envoyé peut être réédité, renvoyé ou dupliqué pour le réassort suivant ; ses lignes ne sont plus modifiables, seules la date de livraison prévue et les notes internes restent éditables.

Réceptionner, partiellement ou totalement

À la livraison, ouvrez le bon et saisissez les quantités reçues ligne par ligne. Chaque ligne affiche la quantité commandée, déjà reçue, déjà clôturée, restante et la quantité reçue maintenant. Un bouton remplit le reste, un autre vide la saisie.

Le module accepte une réception partielle, une surlivraison et un écart. Lorsque la quantité reçue diffère du reliquat et que la ligne reste ouverte, un motif est demandé : livraison courte, endommagée, mauvais article, surlivraison ou autre. Vous pouvez aussi cocher « Plus rien d’attendu » pour clôturer le reliquat d’une ligne, ou clôturer toutes les quantités restantes du bon.

À l’enregistrement, le stock disponible est mis à jour immédiatement, avec un mouvement de stock « Réception de commande fournisseur ». Chaque réception est enregistrée une seule fois : un formulaire renvoyé ou actualisé n’est pas appliqué deux fois. Le statut du bon devient « Reçue partiellement », « Reçue » ou « Clôturée » selon ce qui reste.

Recevez une livraison ligne par ligne et mettez le stock à jour dans le même formulaire

Retours fournisseur et coût d’achat

Un retour se saisit depuis un bon partiellement reçu, reçu ou clôturé. Pour chaque ligne, le module affiche la quantité reçue, déjà retournée et encore retournable. Vous saisissez la quantité à retourner et le motif : endommagé, mauvais article, excédent, qualité ou autre. Par défaut, la quantité est retirée du stock disponible avec un mouvement « Retour au fournisseur » ; vous pouvez décocher l’option si la marchandise a déjà été sortie autrement. Un bon de retour PDF est disponible dans l’historique.

À la réception, le coût d’achat du produit peut être mis à jour selon le réglage choisi : dernier coût, coût moyen pondéré, ou aucun changement. Le coût appliqué est le coût unitaire du bon, remise déduite et converti dans la devise de la boutique. Chaque mise à jour laisse une ligne d’historique avec l’ancien et le nouveau coût, la quantité reçue, le stock avant et l’employé. Les retours ne modifient pas le coût.

Suivre les bons ouverts et les retards

La liste des bons de commande se filtre par statut : tous, brouillons, ouverts (envoyés et partiellement reçus), en retard, partiellement reçus, reçus, clôturés, annulés. Elle affiche la référence, le fournisseur, la boutique, le statut, la date d’envoi, la date de livraison prévue avec le nombre de jours de retard, le nombre de lignes, les quantités commandées, reçues et restantes, et le total HT.

La vue Lignes en attente rassemble toutes les lignes qui ont encore un reliquat, avec le produit, le bon, le fournisseur, la boutique, les quantités et la date de livraison prévue. Elle s’exporte en CSV et sert de liste de relance. Le badge du menu Bons de commande indique le nombre de bons en retard.

Rapports

Les rapports se consultent sur une période, avec des raccourcis pour le mois en cours, le mois dernier, les trois derniers mois, l’année en cours et les douze derniers mois. Chaque rapport s’exporte en CSV avec toutes ses lignes.

• Achats par fournisseur : nombre de bons envoyés, valeur commandée HT, valeur reçue, valeur retournée et valeur encore attendue, avec une ligne de total.
• Achats par produit : quantités commandées, reçues et retournées, valeur reçue, coût unitaire moyen reçu et nombre de fournisseurs.
• Valeur du stock au coût d’achat : quantité disponible, coût d’achat et valeur par produit, avec les produits sans coût signalés et un total.
• Délai de réception : par fournisseur, nombre de bons, délai moyen jusqu’à la première réception, délai moyen jusqu’à la réception complète, délai annoncé et part des premières réceptions en retard.

Les achats par fournisseur sur une période : commandé, reçu, retourné et encore attendu

Droits, journal et multiboutique

Quatre droits peuvent être accordés à chaque employé : voir, créer, envoyer et réceptionner. Les super administrateurs ont tous les droits. Les boutons qu’un employé ne peut pas utiliser sont masqués, et chaque action est vérifiée sur le serveur. Le journal des actions conserve la date, l’employé, l’objet, l’action et le détail des changements ; il se filtre et s’exporte en CSV.

En multiboutique, les seuils, le stock, les bons, les réceptions, les retours et les coûts appartiennent à une boutique. La réception met à jour le stock de la boutique du bon. Les fournisseurs peuvent être partagés entre les boutiques ou propres à certaines d’entre elles, et les réglages d’alerte, de génération automatique et de PDF sont enregistrés par boutique.

Import et export CSV

L’import et l’export couvrent trois ensembles : les seuils, les liaisons produit-fournisseur et les fournisseurs. Un fichier est d’abord analysé ligne par ligne, avec le nombre de créations, de mises à jour, de lignes inchangées et d’erreurs ; rien n’est enregistré avant que vous appliquiez le résultat. Les colonnes peuvent être dans un ordre libre, le séparateur est détecté et l’UTF-8 est accepté avec ou sans BOM.

L’export des seuils donne une ligne par unité de stock, avec le point de commande, le stock cible, le stock de sécurité et l’état du réassort. Il sert aussi de modèle pour équiper un catalogue existant. Le bouton Import depuis le catalogue reprend les fournisseurs déjà associés aux produits dans PrestaShop, sans jamais modifier les données natives.

Installation

1. Téléchargez l’archive du module depuis votre compte client.
2. Dans le back-office, ouvrez Modules > Gestionnaire de modules et cliquez sur Installer un module.
3. Sélectionnez le fichier ZIP ; PrestaShop installe le module, ses tables et son entrée de menu.
4. Cliquez sur Configurer et activez votre licence.
5. Ouvrez le module depuis la page de configuration ou depuis le menu Modules > Réassort fournisseurs (sur PrestaShop 9, WePresta > Réassort fournisseurs).

L’installation crée aussi les deux motifs de mouvement de stock utilisés par le module : « Réception de commande fournisseur » et « Retour au fournisseur ». Aucune page de la boutique n’est modifiée.

Première configuration

1. Fournisseurs : vérifiez les fournisseurs déjà présents dans votre catalogue et complétez, pour chacun, l’e-mail de commande, la langue, la devise, le délai de livraison, le minimum de commande, le franco de port et les conditions de paiement. Les fournisseurs existants apparaissent immédiatement, avec un badge « À compléter » tant que leurs informations de commande manquent.
2. Liaisons produit-fournisseur : sur la fiche produit du module, ajoutez pour chaque produit ou déclinaison le fournisseur, sa référence, le coût unitaire HT, la quantité minimale, le lot et le délai, puis choisissez le fournisseur préféré. Le bouton d’import depuis le catalogue reprend les fournisseurs déjà associés aux produits dans PrestaShop.
3. Seuils : saisissez le point de commande, le stock cible et le stock de sécurité sur la fiche produit, dans la liste Produits, ou par import CSV. Laissez les trois champs vides pour ne pas suivre un produit.
4. Réglages : activez l’alerte quotidienne et choisissez ses destinataires et son heure, activez si vous le souhaitez la génération automatique des brouillons, choisissez le mode de mise à jour du coût, le préfixe de référence, le taux de TVA par défaut, l’adresse de livraison et le pied de page du PDF.
5. Tâche planifiée : copiez l’adresse avec son jeton ou la commande affichée dans les réglages et faites-la appeler toutes les heures par votre hébergeur. La tâche envoie l’alerte, crée les brouillons automatiques et nettoie les fichiers et journaux anciens. Le dernier passage est affiché dans les réglages.
6. Test : utilisez Envoyer l’alerte maintenant pour vérifier que l’e-mail arrive, puis créez un bon de commande de test et téléchargez son PDF.

Utilisation au quotidien

Le matin. Ouvrez le tableau de bord et l’e-mail d’alerte. Les produits à commander sont classés par urgence. Vérifiez la quantité suggérée, choisissez le fournisseur lorsqu’il y en a plusieurs, puis créez les brouillons pour les lignes sélectionnées.

Avant l’envoi. Ouvrez chaque brouillon, contrôlez les quantités, les coûts, la remise, la TVA et la date de livraison prévue. Les avertissements de minimum de commande et de franco de port vous aident à ajuster sans vous bloquer.

L’envoi. Téléchargez le PDF pour contrôle, puis envoyez le bon par e-mail depuis le module. Le statut passe à « Envoyée » et le taux de change est figé. Si le fournisseur confirme par téléphone, marquez le bon comme envoyé avec une note.

La livraison. Ouvrez le bon, saisissez les quantités reçues. En cas de livraison partielle, indiquez le motif et laissez la ligne ouverte pour le reliquat. Le stock est mis à jour immédiatement. Si le fournisseur ne doit pas livrer le reste, clôturez le reliquat.

La relance. La vue Lignes en attente liste tout ce qui reste dû, avec la date prévue et le retard. Exportez-la en CSV pour votre suivi ou utilisez-la pour relancer les fournisseurs.

Le retour. Depuis un bon reçu, saisissez les quantités retournées et leur motif. Le stock est ajusté et le bon de retour PDF est disponible.

Le mois. Ouvrez les rapports pour comparer les achats par fournisseur, la valeur du stock au coût et les délais de réception. Exportez les données pour votre analyse.

Cas d’usage

Mode et chaussures. Un modèle existe en plusieurs tailles et couleurs. Chaque déclinaison a son seuil et son stock cible. Le tableau de bord montre les tailles à recommander séparément, avec le lot du fournisseur, sans commander une taille déjà en brouillon.

Alimentation ou produits frais. Les seuils sont bas et les livraisons fréquentes. La réception partielle avec motif permet d’enregistrer une livraison incomplète sans perdre le reliquat, et le coût moyen pondéré suit les variations du prix d’achat.

Jardin ou saisonnier. Les quantités varient fortement selon la saison. Les seuils et les stocks cibles se modifient par produit ou par import CSV, et les rapports comparent les achats d’une période à l’autre.

Boutique multi-sites. Chaque boutique a ses seuils, son stock et ses bons. Un fournisseur commun peut servir plusieurs boutiques, et la réception met à jour le stock de la boutique concernée.

Agence ou gestionnaire de plusieurs boutiques. Les droits par employé permettent de laisser la consultation aux uns, la création des bons aux autres et la réception à l’équipe logistique, avec un journal des actions pour retrouver qui a fait quoi.

Prérequis et limites

• PrestaShop 1.7.8, 8.0+ et 9.0+ ; PHP 7.4 ou plus récent.
• Back-office uniquement : aucune dépendance au thème, Classic et Hummingbird fonctionnent sans adaptation.
• Interface en français, anglais, espagnol, italien et polonais ; PDF et e-mails dans la langue du fournisseur.
• Stock simple de PrestaShop. Les produits gérés par les entrepôts de l’Advanced Stock Management ne peuvent pas être réceptionnés par le module ; les packs et les produits virtuels se réapprovisionnent via leurs produits.
• Pas de connexion EDI ou API à un fournisseur, pas de facture fournisseur ni de comptabilité, pas de prévision de la demande, pas de dropshipping, pas de portail fournisseur, pas de scan de code-barres et pas de SMS.
• Sans licence active, les pages restent consultables, les PDF et exports CSV restent téléchargeables et les livraisons de bons déjà envoyés peuvent encore être réceptionnées. Les autres modifications attendent le renouvellement.
• À la désinstallation, les données sont conservées sauf si vous cochez l’option qui les supprime.

FAQ

Comment le module calcule-t-il la quantité à commander ?

Il part du stock cible, ou du point de commande s’il n’y a pas de stock cible. Il retire le stock disponible et le stock entrant des bons en cours, brouillons compris, pour ne pas commander deux fois. Le résultat ne descend jamais sous le stock de sécurité et s’arrondit au minimum de commande et au lot du fournisseur. Un produit n’est proposé que s’il est au niveau ou sous son point de commande et qu’il reste quelque chose à commander.

Le module commande-t-il automatiquement chez le fournisseur ?

Non. Il peut préparer des brouillons de bons de commande, fournisseur par fournisseur, et envoyer une alerte quotidienne. Mais aucun bon n’est envoyé et aucune commande n’est passée sans votre validation. La génération automatique crée des brouillons que vous relisez avant l’envoi.

Faut-il utiliser l’Advanced Stock Management ou créer des entrepôts ?

Non. Le module travaille sur le stock simple de PrestaShop, sans entrepôt à configurer. Les produits dont le stock est géré par les entrepôts de l’Advanced Stock Management restent visibles, mais ne peuvent pas être réceptionnés par le module. Les packs et les produits virtuels se réapprovisionnent via leurs produits.

Puis-je gérer plusieurs fournisseurs pour un même produit ou une même déclinaison ?

Oui. Chaque produit et chaque déclinaison peut avoir plusieurs liaisons fournisseur, avec une référence, un coût, une quantité minimale, un lot et un délai propres. Un fournisseur préféré est proposé par défaut dans le tableau de bord et dans la génération automatique.

Que se passe-t-il si la livraison est incomplète ou différente de la commande ?

Vous saisissez la quantité réellement reçue ligne par ligne. Un écart ou une surlivraison demande un motif. Le stock est mis à jour avec la quantité reçue et le reliquat reste suivi. Vous pouvez clôturer une ligne ou tout le bon si le fournisseur ne livrera pas le reste.

Le coût d’achat des produits est-il mis à jour à la réception ?

Oui, selon le réglage choisi : dernier coût, coût moyen pondéré ou aucun changement. Le coût appliqué est le coût unitaire du bon, remise déduite et converti dans la devise de la boutique. Chaque mise à jour est conservée dans l’historique du produit.

Comment envoyer le bon de commande au fournisseur ?

Le bon se télécharge en PDF et s’envoie par e-mail depuis la boutique, avec le PDF en pièce jointe. L’objet et le message sont dans la langue du fournisseur. Vous pouvez aussi exporter le bon en CSV ou le marquer comme envoyé si vous le transmettez autrement.

Le module fonctionne-t-il en multiboutique ?

Oui. Les seuils, le stock, les bons, les réceptions et les retours appartiennent à une boutique, et la réception met à jour le stock de la boutique du bon. Les fournisseurs peuvent être partagés ou propres à certaines boutiques.

Quels droits puis-je donner à mes employés ?

Quatre droits séparés : voir, créer, envoyer et réceptionner. Les super administrateurs ont tous les droits. Les boutons non autorisés sont masqués et chaque action est vérifiée sur le serveur. Le journal des actions conserve l’auteur et la date de chaque changement.

Que se passe-t-il sans licence active ou après désinstallation ?

Sans licence active, les pages restent consultables, les PDF et exports CSV restent téléchargeables et les livraisons de bons déjà envoyés peuvent encore être réceptionnées. Les autres modifications attendent le renouvellement. À la désinstallation, les données sont conservées sauf si vous cochez l’option qui les supprime.

Support

Pour toute aide, contactez-nous depuis votre espace client ou par e-mail à mail@wepresta.shop, selon l’option de support de votre formule.

Avant de nous écrire, préparez :

• la version de PrestaShop et de PHP ;
• la version du module ;
• la référence du bon de commande ou le nom du produit concerné ;
• une capture de l’écran et le message exact.

Changelog

Version 1.0.0

• Calculez la quantité à commander à partir des seuils, du stock disponible et du stock entrant, avec le stock de sécurité, le minimum de commande et le lot du fournisseur.
• Suivez les produits à commander, en rupture, sous le stock de sécurité, couverts par les arrivages ou en retard.
• Recevez une alerte quotidienne par e-mail et une liste filtrable des produits sous leur seuil.
• Créez des brouillons de bons de commande depuis les suggestions, fournisseur par fournisseur, ou manuellement.
• Envoyez le bon au fournisseur en PDF par e-mail, dans sa langue, ou exportez-le en CSV.
• Réceptionnez totalement ou partiellement, ligne par ligne, avec écart, motif et clôture du reliquat.
• Mettez à jour le stock et le coût d’achat à la réception, au dernier coût ou au coût moyen pondéré.
• Enregistrez les retours fournisseur avec mouvement de stock et bon de retour PDF.
• Suivez les bons ouverts, en retard et partiellement reçus, avec les lignes en attente.
• Consultez les achats par fournisseur et par produit, la valeur du stock au coût et le délai de réception.
• Importez et exportez seuils, liaisons produit-fournisseur et fournisseurs en CSV.
• Donnez à chaque employé un droit de consultation, création, envoi ou réception, avec journal des actions.
• Travaillez boutique par boutique en multiboutique, avec des fournisseurs partagés ou propres à une boutique.
• Utilisez le module sur PrestaShop 1.7.8, 8.0+ et 9.0+ avec PHP 7.4 minimum.

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